動画制作会社を決めると、いよいよ本格的に制作が開始します。
これまで、動画制作に当たっての情報整理や社内調整、動画制作会社への声かけから見積もり比較・企画コンペなどかなりの手間が掛かったかと思いますが、これから始まる動画制作もより一層企業担当者の負担となってくることが予想されます。
今回はその負担を少しでも軽減し、これから始まる動画制作を少しでもスムーズに進めて頂く為に、制作開始時の打ち合わせ（キックオフmtg)で確認すべき事項についてまとめました。
キックオフMTGについてよくあるQ＆A
- キックオフMTGとは？
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動画制作会社に発注したあとの、正式な制作会社のMTGです。発注内容やクリエイティブイメージの認識に齟齬がないかや今後の進め方などについて丁寧に確認します。
- キックオフMTGに必要な時間は？
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30〜90分程度です。制作内容によって変動するため事前に制作会社へ確認しましょう。
- キックオフMTGで決まったことは変えられない？
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そんなことはありません。制作スケジュールや制作内容によっては、「変えられない」ことはほとんどないと言ってもいいかもしれません。ただし、変更内容によってスケジュールや費用が変動することは理解しておきましょう。
発注内容を確認する
まずは、企業担当者であるあなたが発注した（と認識している）内容と
動画制作会社の営業担当やプロデューサーが請け負った（と認識している）内容について
認識に相違が無いかを確認しましょう。
細かな項目を挙げるとキリがないのですが、
- 動画のクオリティに影響する、参考事例映像
- 納期
- スケジュール
- 動画制作会社と発注者との役割分担
などについては、必ず確認しましょう。
見積書や発注書に細かく制作条件や追加の費用が発生する条件などについて記載されている場合は改めてその内容についても確認しておきましょう。
イレギュラー発生時の対応については動画制作会社によって大きく異なるためです。
どのような事象が起きると追加で費用がかかるのか、逆にどの様な内容であれば見積書に含まれる費用として対応してもらえるのか。
起こりうる全ての事象を見積書や契約書に記載することが現実的ではない分、制作進行中に制作会社と企業担当者で意見の食い違いが発生する可能性があるため、可能な限り想定される事象については企業担当者の方からもしっかりと質問しておき追加費用発生の有無などについても確認しておきましょう。
スケジュールを確認する
いつまでに納品してもらうか、という納期についてはしっかりと動画制作会社へ伝えられているケースがほとんどですが
何をいつ提出してもらい、いつまでにフィードバックするのか
という部分の細かなスケジュールについては、キックオフミーティング時にはまだ決まりきっていないケースも多いです。
動画制作会社からの提出物については、基本的には企業担当者の上長や役員の意向を反映させなければならないケースが多くそうすると、動画制作会社からの提出物についてのフィードバックに２〜３営業日必要になるというのは十分に考えられす。
企業担当者が直接フィードバックできれば即日の返答でスピーディーに進められるのですが、上長の確認が必要になるとこのコミュニケーションを１往復するだけで１週間かかる…というのは動画制作において当たり前に起きるのです。
そのため、キックオフミーティングの前に
・誰が最終的な意思決定権者なのか
・意思決定権者からのフィードバックにどれくらい時間がかかるのか
についてはしっかりと確認しておき、それを基に動画制作会社と納期までのスケジュールに
ついてしっかりと調整していきましょう。
クリエイティブイメージを確認する
発注前に企業担当者から、動画制作会社側へ伝えている動画のイメージや参考動画のURLなどについて改めて伝えておきましょう。
・参考動画のどの部分が特にイメージに近いのか
・逆にどの部分はイメージとことなるのか
・参考動画には無いけれど、追加してほしい要素としてどのようなものがあるか
改めて伝える理由としては、キックオフミーティングにはこれまであなたがコミュニケーションをとっていなかった動画制作会社側のプロデューサーや実際の制作を担当するディレクターなどが同席している可能性が高いためです。
営業担当にはしっかりと伝えていても、プロデューサー・ディレクターに上手く伝わっていないと思わぬすれ違いが起きる可能性がありますので、手間ではありますがこのミーティングではしつこいくらいにこれまで決めた内容や共有している内容について再確認するくらいがちょうど良いと考えましょう。
最後に
キックオフミーティングが終わると、いよいよ動画クリエイターが実際に稼働してこれまで「イメージ」でしかなかったものが徐々に具体的な形になっていきます。
この過程が動画制作の醍醐味でもあり、実際に形になるまで実物を見ることのできない動画制作の難しいところでもあります。
だからこそ、あなたがイメージしているもの、あるいはイメージ以上のものが生み出されるようにあなたや会社がイメージしているものについてこのタイミングでしっかりと確認しておきましょう。
