動画制作にヒアリングシートが重要な理由と役割。無料DLも。

動画制作に関わらず、クリエイティブ制作の際に必要なのが「ヒアリングシート」です。

動画を制作することになった背景や目的、納期や予算などの「確定情報」を事前に取りまとめて置くことができると、制作会社への情報共有の工数を削減することができますし、制作過程においても様々な場面で活躍してくれます。

しっかりと準備することでスムーズな制作を実現しましょう。

ヒアリングシートとは

動画制作の背景や目的なども含めて「その時点で確定している情報」をまとめたものを「ヒアリングシート」と呼びます。ヒアリングシートをどのタイミングで用意するのかや、どのような内容を記載するのか、そしてそのフォーマットなどは制作会社によって異なりますが、形式は問わず何らかの形で必ず用意されているはずです。

ヒアリングシートの内容は発注側にとっては、「発注内容」「納品条件」と言い換えることができますし、制作会社にとっては「受託内容」「納品仕様」と言い換えることができます。つまり、契約内容と言い換えることもできるでしょう。そう考えると、ヒアリングシートの有無やその内容が如何に重要であるかイメージしやすいのではないでしょうか。

また、それ以外の役割・機能も果たしえます。その役割・機能を紹介していきます。

ヒアリングシートの役割と機能

ヒアリングシートの役割は「共通認識の形成・獲得」と「情報共有」の大きく2つでです。いづれも社内外の関係者と、抜けもれなく共有しておく必要があります。

また、

• 制作会社に問い合わせる前
• 問い合わせ〜発注まで
• 発注後

で、果たす役割も異なります。

基本的な内容ですが、それ故に重要な一方で見落としてしまったりなど軽視されがちな部分でもあるので事前にしっかりと確認しておきましょう。

「制作会社に問い合わせる前」の役割と機能

社内関係者との情報共有

ヒアリングシートというと「制作会社と情報を共有するためのもの」というイメージがあるかと思いますが、制作会社との情報共有の前にまずは、社内関係者との情報共有ために必要であるというのが筆者の考えです。もちろん制作会社へ問い合わせる前に一定の共通認識の形成・共有は完了していることも多いですが、「はっきりしていない」項目の方が圧倒的に多いです。

もちろん、動画制作が初めての場合には「そもそもなにを決めれば良いのかわからない」という項目もあると思いますが、「動画制作の背景」「目的」「ターゲット」「予算」「納期」などの基本的な情報は打ち合わせ前に決めておくことができるはずです。

例えば、下記の様な項目については制作会社との打ち合わせの前に社内で確定しておいてほしい情報です。

この記事の最後に、上記の項目も含めたヒアリングシートのテンプレートを用意しているので、ぜひご活用ください。

制作会社との打ち合わせの工数削減

制作会社に問い合わせる際、おそらく多くの企業担当者の方は複数の会社に問い合わせることになると思います。

その際に、

• いちいち問い合わせフォームに同じ内容を記載する
• 複数の会社に同じようなことを何度も伝える

というのは全く生産性の無い無駄な時間です。

事前にヒアリングシートを用意できていれば、各社に送るだけで問い合わせは完結できますし、打ち合わせの際もそれを前提としたより生産性の高い会話が可能です。また、能力の高い営業担当者であればヒアリングシートの内容をもとにより本質的な質問や事前の提案などの準備をしているはずなので、早い段階での制作会社の見極めも可能になります。

「とりあえず制作会社の話を聞こう…」となってしまいがちだとは思いますが、少し時間を確保して用意するだけでそのあとの工程がとても楽になるので、ぜひ事前の準備をしてみて下さい。

「問い合わせ〜発注まで」の役割と機能

制作会社との打ち合わせ後のアップデート

制作会社との打ち合わせの中でで改めて確認すべき内容や、社内で共通認識を形成した情報を再度調整する必要が発生します。例えば「思ったより製作期間が長くなりそう」「予算が足りなそう」「イメージしていたクリエイティブで目的の達成が難しそう…」など。

ただし、これ自体は全く問題なく、むしろポジティブな状況です。

事前にしっかりと情報が整理されていることで、制作会社としてはより動画制作における「本質」に近い部分のヒアリングが可能になったからこその状態である言えます。

そして、制作会社との打ち合わせの中で発生した「確認項目」「調整項目」などをヒアリングシートに反映し、それをもとに改めて「社内での確認調整を行って頂く→制作会社に共有する」という作業を繰り返すことで精度を上げていくことがとても重要なです。

抜け漏れを防ぐという意味でもとても有用ですので、ぜひご参考下さい。

「発注後」の役割と機能

「確定情報の格納場所」としての役割

ここまでの説明で、ヒアリングシートの重要性の一端はご理解いただけたかと思います。しかし、筆者が最も重要だと考えるのは「制作過程における共通認識の確認のための資料」としての機能です。動画制作は短いもので1ヶ月、長いものだと3〜4ヶ月程度の時間が必要なプロジェクトです。

それだけの期間に発注者側はもちろん、制作会社側も複数のプロジェクトやその他の仕事を同時並行で行っているため、「このプロジェクトの目的ってどこだったっけ？」「納期いつだっけ？」のような根本的な情報ですら記憶が曖昧になってしまうことは多々あります。また、それが発注者側と制作会社側の間でのズレとなり、コミュニケーションロスを起こしてしまうというのは、ままあることです。

また、「あの電話で伝えた」「あの日メール（チャットツール）で送った」などの内容を「後で反映しよう」と思っているうちに抜けてしまっている…なんていうことも少なく有りません。

このような、余計なトラブルを防ぐためにも「プロジェクトに関して、アップデートした情報や確定した情報やこのシートに反映し、随時共有・確認を行う」というルールを事前に定め、発注者・制作会社の双方が密に連携することが重要です。

補足：PPM資料

本記事で想定している読者や動画制作案件においては、かなり少数だと考えていますが一定の予算規模や制作内容によっては「PPM」（＝Pre Poduction Meeting）という撮影前に関係者を集めて行われる「撮影前の最終確認のためのMTG」で用いられる資料をもって撮影内容を確定します。そして、その資料の完成をもって発注側と制作側の共通認識として確定させるというのが一般的です。

ただし、PPMが実施される・PPM資料が用意されるような案件は少なくとも300万以上の予算でキャスティングや衣装、スタジオやロケーションが必要な案件であることが多く、この記事で想定している読者・案件とはターゲットが異なるため、あえて通常であればPPM資料が担うような役割を「ヒアリングシート」の役割として記載しています。

情報整理におすすめの記事

ここまでヒアリングシートの活用方法についてまとめましたので、「情報整理」という点で共通する記事をご紹介します。動画だけではなく、Web制作などのクリエイティブ制作には共通する項目も多いのでぜひご参考下さい。

最後に

簡単に「ヒアリングシート」と言っても、その果たしうる役割や効果は使い方次第でかなり大きくなります。

事前情報からしっかりと活用して頂き、よりスムーズで楽しい制作プロジェクトを実現してみて下さい。